Tìm hiểu quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín
Tìm hiểu quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín
Một sự kiện thành công có thể giúp thương hiệu, sản phẩm thêm lan xa, tiếp cận tới nhiều khách hàng hơn. Do đó, nhiều doanh nghiệp thường không ngại đầu tư tổ chức các sự kiện quy mô hoành tráng nhằm thu hút sự chú ý. Tuy nhiên, không phải sự kiện nào cũng đạt được thành công như vậy.
Một trong những nguyên nhân là do doanh nghiệp chưa có quy trình tổ chức sự kiện chuẩn. Điều này khiến sự kiện diễn ra không đúng ý muốn, có nhiều chi phí phát sinh.
Dưới đây là quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chi tiết nhất!
Bước 1: Nghiên cứu thông tin
Nếu chưa có kinh nghiệm thì nhiều người thường lên kế hoạch sơ sài rồi liên hệ với một số bên liên quan. Họ cho rằng bước nghiên cứu thông tin tốn nhiều thời gian, chi phí mà không cần thiết.
Thực tế, bước nghiên cứu thông tin là bước vô cùng quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện. Bước này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất về sự kiện, lựa chọn được đơn vị uy tín, chi phí thấp, nghiên cứu đối thủ… Khi nghiên cứu thông tin sự kiện, bạn cần tìm hiểu những thông tin sau:
- Chủ đề chính của sự kiện là gì?
- Mục đích tổ chức sự kiện này là gì? Thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải?
- Đối tượng khách tham dự là ai? Số lượng khách mời là bao nhiêu?
- Thời gian tổ chức lúc nào? Địa điểm tổ chức ở đâu?
- Ngân sách dự kiến cho sự kiện?
- Sự khác biệt của thương hiệu so với đối thủ?
Bước 2: Tìm ý tưởng, xây dựng concept cho sự kiện
Sau khi có thông tin nghiên cứu thì bước tiếp theo trong quy trình tổ chức sự kiện là tìm ý tưởng, xây dựng concept. Sự kiện có thành công để lại ấn tượng với người xem hay không là nhờ ý tưởng. Đây chính là lúc bạn có thể thỏa sức sáng tạo, tạo ra những ý tưởng độc đáo nhất.
Bạn có thể liệt kê hàng trăm ý tưởng sự kiện khác nhau và tổng hợp, phân loại chúng. Sau đó, dựa theo ngân sách và yêu cầu từ doanh nghiệp, bạn sẽ chọn lọc ý tưởng phù hợp nhất. Đừng ngần ngại những ý tưởng độc lạ, mới mẻ vì có thể chúng sẽ khiến sự kiện của bạn thành công hơn mong đợi đó.
Bước 3: Lập kế hoạch tổ chức
Trong quy trình tổ chức sự kiện, thiết kế sự kiện là bước lên kế hoạch giúp biến ý tưởng thành một sự kiện hoàn chỉnh. Bạn cần cụ thể hóa từng phần, chia thành các hạng mục chi tiết. Bạn tìm kiếm địa điểm, thời gian tổ chức, chủ đề chương trình, nội dung chương trình, văn nghệ.
Khi đã có kế hoạch tổng quát nhất thì bạn cần phân bổ nguồn lực và bố trí sắp xếp từng hạng mục phù hợp. Trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì nguồn lực bao gồm các yếu tố như tài chính, nhân lực, thiết bị sự kiện… Bạn cần ước chừng quy mô của sự kiện để tính toán nhân lực cần thiết nhất, tránh lãng phí ngân sách. Bạn lên một bản thống kê chi tiết các thiết bị cần sử dụng trong sự kiện kèm chi phí và đơn vị cho thuê.
Trong kế hoạch tổ chức, bạn cần dự đoán trước rủi ro để kiểm soát rủi ro, hạn chế chi phí phát sinh bất ngờ. Điều này sẽ giúp chương trình diễn ra trơn tru và thành công theo đúng kế hoạch.
Bước 4: Thực hiện kế hoạch
Trong quy trình tổ chức sự kiện, sau khi có kế hoạch chi tiết, bạn sẽ bắt đầu thực hiện kế hoạch. Bạn cũng cần thiết kế standee, backdrop, logo theo chủ đề chương trình và in ấn chuẩn bị cho sự kiện. Sau đó, bạn liên hệ với đơn vị cho thuê màn hình, phông, bạt, đèn chiếu, máy chiếu, bàn ghế….
Tùy vào loại hình và quy mô sự kiện thì quá trình chuẩn bị sẽ khác nhau. Trung bình một sự kiện sẽ mất ít nhất 2 tuần chuẩn bị và liên hệ với các bên. Bên cạnh dàn dựng sự kiện, bạn cũng cần thuê KOLs, phát tờ rơi, quảng cáo trên internet, phát quà tặng… để quảng bá sự kiện. Người tổ chức cần có sự kiểm soát chặt chẽ từng hạng mục để hạn chế sự cố xảy ra.
Bước 5: Dàn dựng sự kiện
Ở bước này, khoảng 1-2 ngày trước khi sự kiện diễn ra, người tổ chức cần dàn dựng sự kiện, phông bạt, bố trí sắp xếp banner, standee, bàn ghế…. Đây là bước quan trọng ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình tổ chức sự kiện. Chỉ cần một sai sót nhỏ cũng khiến toàn bộ chương trình bị ảnh hưởng xấu.
Vì vậy, để tránh rủi ro, bạn cần có bảng tổng hợp chi tiết các công việc cần làm, các hạng mục và theo dõi sát sao từng bước. Từ đó, bạn có thể đảm bảo tiến độ, chương trình thành công tốt đẹp.
Bước 6: Tiến hành thực hiện chương trình
Sau khi chuẩn bị và dàn dựng chương trình xong thì bước tiếp theo trong quy trình tổ chức sự kiện là tiến hành tổ chức chương trình. Quá trình chuẩn bị càng kĩ lưỡng, cẩn thận thì chương trình càng diễn ra hoành tráng, ấn tượng. Tuy nhiên, trong quá trình tiến hành thực hiện chương trình thì bạn vẫn cần liên tục giám sát, điều phối nhân sự và luôn sẵn sàng ứng phó với mọi tình huống phát sinh.
Bước 7: Kết thúc sự kiện
Trong quy trình tổ chức sự kiện, khi sự kiện kết thúc, bạn cần thanh lý hợp đồng với đơn vị cung cấp. Đội ngũ nhân viên sự kiện sẽ chịu trách nhiệm dọn dẹp địa điểm tổ chức cũng như sắp xếp các thiết bị sự kiện. Bạn cần giám sát quá trình thu hồi, dọn dẹp và kiểm tra các thiết bị sự kiện để bàn giao với bên cho thuê. Ngoài ra, bạn nên rà soát lại công tác tổ chức để rút kinh nghiệm cho những lần sau.
