Kinh nghiệm tổ chức Workshop online chuyên nghiệp
Kinh nghiệm tổ chức Workshop online chuyên nghiệp
Workshop là một trong các loại hình sự kiện phổ biến nhất hiện nay. Không chỉ mang lại kiến thức, kinh nghiệm bổ ích cho người tham dự, loại hình sự kiện còn là cơ hội để cá nhân, doanh nghiệp quảng bá thương hiệu của mình.
Do ảnh hưởng dịch COVID-19 nên nhiều doanh nghiệp phải tạm hoãn hoặc hủy bỏ các buổi Workshop theo chỉ thị từ Chính phủ. Khi đó, loại sự kiện là giải pháp tối ưu nhất dành cho các doanh nghiệp trong thời điểm hiện tại.
Workshop online là gì?
Khái niệm Workshop bắt nguồn từ các nước châu Âu và du nhập vào Việt Nam trong thời gian gần đây. Vì vậy, khó thể định nghĩa chính xác về loại hình sự kiện này. Nhìn chung, Workshop là những buổi sự kiện chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, phương pháp, bài học từ chuyên gia trong một lĩnh vực nào đó.
Một buổi này thường có từ 10-50 người, thậm chí 100 người nếu quy mô sự kiện lớn. Trong thời lượng chương trình, diễn giả sẽ chia sẻ kinh nghiệm, phương pháp của bản thân sau đó là màn hỏi đáp với khán giả.
Do ảnh hưởng của tình hình dịch nên một số công ty buộc phải hủy bỏ sự kiện để thực hiện chống dịch. Khi đó, tổ chức sự kiện workshop online là giải pháp lý tưởng nhất cho doanh nghiệp.
Thông qua nền tảng online, doanh nghiệp không cần chuẩn bị bàn ghế, phòng họp, sân khấu,… để tổ chức. Đồng thời, số lượng người tham dự Workshop không bị giới hạn như sự kiện offline. Điều này vừa giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vừa giúp giảm giá vé workshop, thu hút nhiều người tham dự hơn.
Workshop online có bao nhiêu loại hình?
Giống với các loại hình sự kiện khác, Workshop được chia thành nhiều loại khác nhau. Mỗi loại Workshop được xây dựng dựa trên mục đích tổ chức, lĩnh vực cũng như hướng đến đối tượng khách mời mục tiêu nào. Do vậy, theo thời gian, sự kiện được phát triển ngày càng đa dạng phong phú hơn.
Workshop online chia sẻ kiến thức
Đây là loại hình Workshop online phổ biến nhất hiện nay. Bởi vì khi chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, phương pháp, doanh nghiệp sẽ thu hút được nhiều đối tượng khách hàng tiềm năng. Mỗi buổi này sẽ tập trung vào một chủ đề nhất định và mọi người cùng nhau bàn luận thông qua chủ đề đó.
Trong buổi Workshop online, những người diễn giả đóng vai trò quan trọng nhất và khán giả chủ yếu lắng nghe, đưa ra câu hỏi. Khi chọn diễn giả, bạn nên lựa chọn những chuyên gia dày dặn kinh nghiệm trong nghề, có thành tựu và được nhiều người công nhận.
Các lĩnh vực như khởi nghiệp, kinh doanh, marketing, công nghệ, tâm lý là những lĩnh vực thu hút được nhiều sự quan tâm nhất. Thông qua buổi workshop, bạn sẽ có lượng lớn thông tin tệp khách hàng tiềm năng.
Workshop online thực hành
Khác với Workshop online chia sẻ kiến thức thì loại hình sự kiện này sẽ thiên về thực hành, áp dụng kiến thức nhiều hơn. Thông thường, các chủ đề chính của sự kiện này là về kỹ thuật, thủ công, nấu ăn, nghệ thuật. Người tham dự có cơ hội tự tay thực hành, áp dụng kĩ năng để hoàn thiện bản thân.
Ban tổ chức sẽ chuẩn bị đầy đủ các thiết bị, công cụ cần thiết để khách tham dự có thể thực hành, tiện thao tác. Do vậy nên giá vé của buổi Workshop thực hành khá cao và sự kiện cũng giới hạn số lượng người tham dự để đảm bảo chất lượng. Đối với loại hình trực tuyến thì người tham dự phải tự chuẩn bị công cụ, thiết bị nên giá vé sẽ ưu đãi hơn.
Workshop có mục đích marketing
Những buổi Workshop online với mục đích marketing quảng bá thương hiệu sẽ có số lượng người tham dự lớn. Thậm chí, số lượng người tham dự có thể lên đến hàng trăm người. Để đảm bảo quyền lợi cho khách tham dự, sự kiện này sẽ được chuẩn bị công phu từ thiết bị, sân khấu, bàn ghế, nước uống, có bữa buffet nhẹ. Đó là lý do vì sao doanh nghiệp thường thuê đơn vị bên ngoài để tổ chức sự kiện Workshop marketing.
Kinh nghiệm tổ chức Workshop online chuyên nghiệp
Hình thức Workshop online là hình thức tổ chức sự kiện mới hiện nay. Vì vậy, chưa nhiều doanh nghiệp biết cách tổ chức workshop online chuyên nghiệp. Dưới đây, VHunter chia sẻ một số kinh nghiệm tổ chức sự kiện hiệu quả nhất!
Xác định mục đích tổ chức sự kiện Workshop online
Bất kì chương trình sự kiện nào cũng có mục đích cụ thể. Bởi vì mỗi sự kiện đều tốn nhiều chi phí, công sức, thời gian để chuẩn bị. Do đó, xác định mục tiêu sẽ giúp định hướng sự kiện theo đúng mục tiêu, tránh lãng phí ngân sách không cần thiết.
Lên kế hoạch cụ thể cho chương trình
Tuy tổ chức sự kiện online giúp tối ưu một số hạng mục nhưng bạn cũng cần có kế hoạch cụ thể cho chương trình. Bạn cần lên timeline cụ thể, từng tiết mục, thiết bị, nguồn lực cần có. Ngoài ra, bạn cũng cần có kế hoạch dự phòng để hạn chế rủi ro, đảm bảo chương trình diễn ra thành công nhất.
Chuẩn bị thiết bị, âm thanh chuyên nghiệp
Do tổ chức trực tuyến nên thiết bị, âm thanh quyết định lớn đến chất lượng của chương trình. Nếu sự kiện đang diễn ra, đường truyền mạng bị lỗi, lag, thiết bị ghi âm bị hỏng sẽ ảnh hưởng đến sự kiện. Do đó, việc chuẩn bị thiết bị, âm thanh chuyên nghiệp là điều cần thiết.