Bật mí kinh nghiệm tổ chức triển lãm chuyên nghiệp

Bật mí kinh nghiệm tổ chức triển lãm chuyên nghiệp

Tổ chức hội chợ triển lãm chính là cơ hội giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, dịch vụ đến nhiều khách hàng hơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp có hiểu rõ về loại hình sự kiện này. Triển lãm là gì? Triển lãm có bao nhiêu loại? Tổ chức sự kiện này như thế nào thành công nhất?

Là đơn vị tổ chức sự kiện nhiều năm kinh nghiệm, VHunter sẽ chia sẻ kiến thức cùng kinh nghiệm tổ chức hội chợ triển lãm qua bài viết sau.

Triển lãm là gì?

Hội chợ triển lãm là một trong những sự kiện phổ biến hiện nay. Đây là sự kiện tổ chức trưng bày vật phẩm, tranh, hàng hóa tập trung tại một địa điểm, thời gian. Mục đích là để giới thiệu sản phẩm dịch vụ hoặc truyền tải thông điệp vì cộng đồng, xã hội. Do vậy, sự kiện này có ý nghĩa, vai trò rất quan trọng đối với tổ chức, doanh nghiệp.

Có bao nhiêu loại hình triển lãm?

Mỗi loại triển lãm sẽ phục vụ mục đích khác nhau như quảng bá sản phẩm, quảng bá tranh nghệ thuật, hoạt động cộng đồng…. Do đó, triển lãm được phát triển đa dạng loại hình hơn. Về cơ bản, sự kiện này được chia thành hai loại chính:

Triển lãm thương mại

Triển lãm thương mại (hay còn gọi là hội chợ) là sự kiện tổ chức bởi doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ hội trợ hoặc do cơ quan tổ chức để hỗ trợ doanh nghiệp. Vì vậy, quy mô triển lãm thương mại thường lớn hơn các sự kiện khác. 

Ban tổ chức sẽ đứng ra mời, kêu gọi, tập hợp các thương nhân cùng tham gia triển lãm và sắp xếp vị trí gian hàng. Diện tích của mỗi gian hàng sẽ tùy thuộc vào địa điểm thuê nhưng tối thiểu mà 3mx3m. Các doanh nghiệp. thương nhân muốn tham gia phải đăng ký với ban tổ chức và mất phí tham dự. 

Sự kiện càng lớn, có uy tín trong lĩnh vực thì phí tham dự sẽ cao hơn. Những sự kiện do cơ quan chính phủ tổ chức sẽ có phí thấp, mang tính chất hỗ trợ, khuyến khích doanh nghiệp. Đối tượng doanh nghiệp hướng tới chủ yếu là các đối tác, doanh nghiệp với mong muốn hợp tác lâu dài.  

Triển lãm phi thương mại

Những sự kiện triển lãm phi thương mại chủ yếu hướng tới hoạt động xã hội, cộng đồng. Đó là các sự kiện trưng bày, giới thiệu quảng bá hình ảnh, video, vật phẩm đến mọi người. Mục đích chính là truyền thông vì cộng đồng, tuyên truyền quảng bá chính trị, văn hóa thay vì xúc tiến thương mại, ký kết hợp đồng. 

Vì vậy, các sự kiện triển lãm phi thương mại thường được các tổ chức Chính phủ, tổ chức cộng đồng thực hiện. Do đặc thù của vật phẩm trưng bày nên triển lãm không chia thành các gian hàng mà trưng bày như phòng tranh nghệ thuật. Một số loại hình triển lãm phi thương mại tiêu biểu như triển lãm tranh cổ động, hiện vật lịch sử, hàng giả giúp người tiêu dùng phân biệt,…

Kinh nghiệm tổ chức triển lãm chuyên nghiệp

Sự kiện này giúp đẩy mạnh quảng bá sản phẩm, dịch vụ, đẩy mạnh truyền tải thông điệp mạnh mẽ hơn. Do vậy, một sự kiện triển lãm thành công có ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp. Để đạt được điều đó, bạn cần lưu ý những điều sau khi tổ chức sự kiện:

Lên kế hoạch tổ chức chương trình chi tiết

Sự kiện triển lãm cũng giống với các sự kiện khác đều cần kế hoạch tổ chức chương trình chi tiết từng bước. Bạn cần có danh sách người tham dự, lên nội dung chương trình, sắp xếp vị trí cho từng gian hàng và thực hiện trang trí sự kiện. 

Bạn sẽ tổ chức sự kiện ở đâu, vào lúc nào? Quy mô diễn ra như thế nào? Ngân sách cùng phương án tổ chức chương trình ra sao? Bên cạnh kế hoạch chính, bạn cũng cần lên kế hoạch dự phòng để đảm bảo chương trình diễn ra thành công nhất. 

Tập trung vào thông điệp chính của triển lãm

Mỗi sự kiện đều hướng tới một mục đích chính nào đó. Vì vậy, người tổ chức cần xác định mục đích, thông điệp của sự kiện là gì. Từ đó, bạn mới có thể định hướng tổ chức, sắp xếp chương trình, lên kế hoạch phù hợp với sự kiện.

Trưng bày sản phẩm phù hợp

Dù bên ngoài trang trí đẹp bao nhiêu nhưng cách sản phẩm trưng bày mới khiến người tham dự cảm thấy ấn tượng, hứng thú. Khi sự kiện phục vụ cho mục đích thương mại thì bạn cần bố trí sắp xếp thành những gian hàng nhỏ để khách tham dự có thể trải nghiệm sản phẩm trực tiếp. 

Còn những sự kiện phi thương mại, bạn nên trưng bày theo chủ đề, thông điệp để tạo ấn tượng người tham dự. Những triển lãm nghệ thuật nên được trưng bày phá cách, độc đáo đúng tính chất lĩnh vực nghệ thuật.

Tặng quà cho người tham dự

Một số ban tổ chức thường bỏ qua tặng quà cho người tham dự. Tuy nhiên, đây lại là cách giúp họ nhớ đến chương trình của bạn nhiều hơn. Nếu bạn tham dự sự kiện đặc sắc, cuốn hút, học thêm điều thú vị mà lại có quà ra về thì bạn sẽ càng thêm ấn tượng và mong rằng sự kiện tổ chức nhiều hơn nữa. Do vậy, một món quà nhỏ sẽ có ý nghĩa rất lớn, khiến người tham dự nhớ đến sự kiện và tham gia nhiều lần hơn.